حور العين
01-27-2016, 04:23 PM
من:الأخ الدكتور المهندس / محمد الجندي
منهج حل المشاكل واتخاذ القرارات
الجزء الثاني - 03
ان حل المشاكل واتخاذ القرارات من اهم الاساليب المستخدمة
فى نظم ادارة الجودة الشاملة حيث ان المشكلة هى اى عقبة
تمنع المنشأة من تحقيق اهدافها .
وعادة يكون تصور عملية حل المشاكل كالاتى :
اولا : تحديد المشكلة وتوصيفها
problem identification
ثانيا : البحث عن اسباب المشكلة وتحليلها
problem cause and analysis
ثالثا: البحث عن الحلول البديلة
alternative solution
رابعا : تقييم الحلول البديلة
alternative solution evaluation
خامسا : اختيار الحل الانسب
solution choice
سادسا : تنفيذ الحل
solution implementation
وان كل مرحلة من مراحل عملية حل المشاكل السابقة الذكر
يمكن النظر اليها بذاتها وكانها مشكلة فرعية تحتاج الى حل
باستخدام نفس الاسلوب المرحلى .
فلنتسائل
ماهي خطوات أتخاذ القرار ؟
- الشعور بالمشكلة
- تحديد وتعريف المشكلة
- البحث عن بدائل لحل المشكلة
- تقييم البدائل
- اختيار الحل
- تطبيق الحل
- تقييم النتائج
فسنتناول ذلك من خلال النقاط التاليه :
اولا : تحديد المشكلة وتوصيفها
ثانيا : تحليل قدرات وموارد المنشاءة
ثالثا : البحث عن اسباب المشكلة
رابعا : البحث عن الحلول البديلة
خامسا : مقارنة الحلول البديلة
سادسا : تنفيذ الحل
اولا : تحديد المشكلة وتوصيفها :
تعد الخطوة الاولى فى حل المشكلة ويتم ذلك باستعراض
المؤشرات والبيانات والحقائق فى الموقف
ولابد ان تميز الادارة بين امرين :
1 - المشكلة الحقيقية
2 - المشكلة الفرعية
الأمر الاول : المشكلة الحقيقية
وهى العقبة الرئيسية التى تعوق ادارة النشأة
عن تحقيق هدف معين ولايتحقق الهدف الا بحلها .
الأمر الثانى : المشكلة الفرعية
وهى عارض مؤقت ينشأ نتيجة لوجود المشكلة الحقيقية
ويختفى باختفائها .
ولذا يجب ان توجه الادارة جهود الحل الى المشكلة الحقيقية
وليست الفرعية حيث ان نجاح الادارة فى حل المشكلات الفرعية
لن يؤدى الى تحقيق الهدف وان كان يساعد على تخفيف حدة المشكلة .
مثال :
عند انخفاض الانتاج او الارباح قد تظهر مشاكل فرعية كثيرة
ولكن الاساس ان نبحث عن المشكلة الرئيسية او الحقيقية
وهنا تكون الخطوة الاولى فى حل المشكلة هى الشعور بوجودها
ويكون ذلك بملاحظة فرق او انحراف بين النتائج المتحققة
والاهداف المطلوبة وهنا يمكن ملاحظة المشكلة وتحديدها
ويجب توصيف المشكلة بشكل اوضح لتبين :
- مدى حدة المشكلة او صعوبتها .
- مدى تكرر المشكلة هل مزمنة متكررة او تحدث لاول مرة .
- مدى اهمية المشكلة هل حيوية ام قليلة الاهمية .
- المدى الزمنى للمشكلة هل قصيرة الاجل اى وقتية
ام يبدو انها مستمرة .
- مدى توفر المعلومات عن المشكلة.
- مدى امكانية التعبير عن المشكلة كميا.
- وبناء على هذا التوصيف يمكن تعريف المشكلة تعريفا دقيقا
بحيث يكون فى الامكان البحث عن حلول منطقية .
ثانيا : تحليل قدرات وموارد المنشاءة:
بعد التحديد الدقيق للمشكلة يجب البحث عن اسبابها
وحصر نقاط القوة والضعف الاساسية فى المنشاءة
ومعرفة مصادرها واسبابها ومجالات تاثيرها
ومدى استثمار نقاط القوة والتقليل من حدة نقاط الضعف .
ثالثا : البحث عن اسباب المشكلة :
المشاكل لاتنشا من فراغ بل لها اسبابها وعادة ما تتعدد الاسباب
المنشئة لمشكلة ما وقد تتداخل وتتفاعل هذه الاسباب
وترتيب اهميتها النسبية فى احداث المشكلة
وكذا وضوح العلاقة المتداخلة فيما بينها .
وتحليل المشكلة هو تجزئتها الى مكوناتها الفرعية
والبحث عن الاسباب الداخلية او الخارجية التى يكون لها علاقة
بهذه المشكلة وتعد المعلومات والبيانات هى المصدر الرئيسى
فى تحليل المشاكل والحصول على هذه المعلومات والبيانات
يكون عن طريق :
- البحث فى الملفات والوثائق
- مراجعة السجلات والتقارير
- توجيه الاسئلة والاستفسارات (الاستقصاء)
- جمع المعلومات المنشورة خارج المؤسسة.
وتعد المعلومات والبيانات الللازمة لتحديد اسباب المشكلة
تغطى جانبين اساسيين هما :
1 - بيانات عن امور داخلية للمنشاة
2 - بيانات عن امور خارجية للمنشاة مثل:
الجانب الاول :
بيانات عن امور داخلية للمنشاة مثل:
- مدى تحقيق اهداف المنشاة
- معدل ربحية المنشاة
- تكوين الهيكل المالى ( نسبة القروض الى راس المال)
- الارباح المحتجزة
- معدل نمو الانتاج والمبيعات والارباح
- كفاءة استخدام الموارد
- قدرة المنشاة على النمو
- بيانات الانتاج والمعدات والالات
- تكوين وكفاءة واستقرار القوى العاملة
- وفلاة المعلومات بالمنشاة
الجانب الثانى :
بيانات عن امور خارجية للمنشاة مثل:
- الاوضاع الاقتصادية العامة
- الاحداث الاقتصادية المتوقعة
- التطورات التكنولوجية ومدى تاثيرها المحتمل على المنشاة
- حالة المنافسة فى الاسواق لدى المتعاملين مع المنشاة
- التنظيم الادارى لنشاط النشاة
- المركز التسويقى والتنافسى للمنشاة
إلي اللقاء مع الجز الثالث والأخير أن شاء الله
منهج حل المشاكل واتخاذ القرارات
الجزء الثاني - 03
ان حل المشاكل واتخاذ القرارات من اهم الاساليب المستخدمة
فى نظم ادارة الجودة الشاملة حيث ان المشكلة هى اى عقبة
تمنع المنشأة من تحقيق اهدافها .
وعادة يكون تصور عملية حل المشاكل كالاتى :
اولا : تحديد المشكلة وتوصيفها
problem identification
ثانيا : البحث عن اسباب المشكلة وتحليلها
problem cause and analysis
ثالثا: البحث عن الحلول البديلة
alternative solution
رابعا : تقييم الحلول البديلة
alternative solution evaluation
خامسا : اختيار الحل الانسب
solution choice
سادسا : تنفيذ الحل
solution implementation
وان كل مرحلة من مراحل عملية حل المشاكل السابقة الذكر
يمكن النظر اليها بذاتها وكانها مشكلة فرعية تحتاج الى حل
باستخدام نفس الاسلوب المرحلى .
فلنتسائل
ماهي خطوات أتخاذ القرار ؟
- الشعور بالمشكلة
- تحديد وتعريف المشكلة
- البحث عن بدائل لحل المشكلة
- تقييم البدائل
- اختيار الحل
- تطبيق الحل
- تقييم النتائج
فسنتناول ذلك من خلال النقاط التاليه :
اولا : تحديد المشكلة وتوصيفها
ثانيا : تحليل قدرات وموارد المنشاءة
ثالثا : البحث عن اسباب المشكلة
رابعا : البحث عن الحلول البديلة
خامسا : مقارنة الحلول البديلة
سادسا : تنفيذ الحل
اولا : تحديد المشكلة وتوصيفها :
تعد الخطوة الاولى فى حل المشكلة ويتم ذلك باستعراض
المؤشرات والبيانات والحقائق فى الموقف
ولابد ان تميز الادارة بين امرين :
1 - المشكلة الحقيقية
2 - المشكلة الفرعية
الأمر الاول : المشكلة الحقيقية
وهى العقبة الرئيسية التى تعوق ادارة النشأة
عن تحقيق هدف معين ولايتحقق الهدف الا بحلها .
الأمر الثانى : المشكلة الفرعية
وهى عارض مؤقت ينشأ نتيجة لوجود المشكلة الحقيقية
ويختفى باختفائها .
ولذا يجب ان توجه الادارة جهود الحل الى المشكلة الحقيقية
وليست الفرعية حيث ان نجاح الادارة فى حل المشكلات الفرعية
لن يؤدى الى تحقيق الهدف وان كان يساعد على تخفيف حدة المشكلة .
مثال :
عند انخفاض الانتاج او الارباح قد تظهر مشاكل فرعية كثيرة
ولكن الاساس ان نبحث عن المشكلة الرئيسية او الحقيقية
وهنا تكون الخطوة الاولى فى حل المشكلة هى الشعور بوجودها
ويكون ذلك بملاحظة فرق او انحراف بين النتائج المتحققة
والاهداف المطلوبة وهنا يمكن ملاحظة المشكلة وتحديدها
ويجب توصيف المشكلة بشكل اوضح لتبين :
- مدى حدة المشكلة او صعوبتها .
- مدى تكرر المشكلة هل مزمنة متكررة او تحدث لاول مرة .
- مدى اهمية المشكلة هل حيوية ام قليلة الاهمية .
- المدى الزمنى للمشكلة هل قصيرة الاجل اى وقتية
ام يبدو انها مستمرة .
- مدى توفر المعلومات عن المشكلة.
- مدى امكانية التعبير عن المشكلة كميا.
- وبناء على هذا التوصيف يمكن تعريف المشكلة تعريفا دقيقا
بحيث يكون فى الامكان البحث عن حلول منطقية .
ثانيا : تحليل قدرات وموارد المنشاءة:
بعد التحديد الدقيق للمشكلة يجب البحث عن اسبابها
وحصر نقاط القوة والضعف الاساسية فى المنشاءة
ومعرفة مصادرها واسبابها ومجالات تاثيرها
ومدى استثمار نقاط القوة والتقليل من حدة نقاط الضعف .
ثالثا : البحث عن اسباب المشكلة :
المشاكل لاتنشا من فراغ بل لها اسبابها وعادة ما تتعدد الاسباب
المنشئة لمشكلة ما وقد تتداخل وتتفاعل هذه الاسباب
وترتيب اهميتها النسبية فى احداث المشكلة
وكذا وضوح العلاقة المتداخلة فيما بينها .
وتحليل المشكلة هو تجزئتها الى مكوناتها الفرعية
والبحث عن الاسباب الداخلية او الخارجية التى يكون لها علاقة
بهذه المشكلة وتعد المعلومات والبيانات هى المصدر الرئيسى
فى تحليل المشاكل والحصول على هذه المعلومات والبيانات
يكون عن طريق :
- البحث فى الملفات والوثائق
- مراجعة السجلات والتقارير
- توجيه الاسئلة والاستفسارات (الاستقصاء)
- جمع المعلومات المنشورة خارج المؤسسة.
وتعد المعلومات والبيانات الللازمة لتحديد اسباب المشكلة
تغطى جانبين اساسيين هما :
1 - بيانات عن امور داخلية للمنشاة
2 - بيانات عن امور خارجية للمنشاة مثل:
الجانب الاول :
بيانات عن امور داخلية للمنشاة مثل:
- مدى تحقيق اهداف المنشاة
- معدل ربحية المنشاة
- تكوين الهيكل المالى ( نسبة القروض الى راس المال)
- الارباح المحتجزة
- معدل نمو الانتاج والمبيعات والارباح
- كفاءة استخدام الموارد
- قدرة المنشاة على النمو
- بيانات الانتاج والمعدات والالات
- تكوين وكفاءة واستقرار القوى العاملة
- وفلاة المعلومات بالمنشاة
الجانب الثانى :
بيانات عن امور خارجية للمنشاة مثل:
- الاوضاع الاقتصادية العامة
- الاحداث الاقتصادية المتوقعة
- التطورات التكنولوجية ومدى تاثيرها المحتمل على المنشاة
- حالة المنافسة فى الاسواق لدى المتعاملين مع المنشاة
- التنظيم الادارى لنشاط النشاة
- المركز التسويقى والتنافسى للمنشاة
إلي اللقاء مع الجز الثالث والأخير أن شاء الله