حور العين
04-23-2016, 12:30 PM
من:الأخت / غـــرام الغـــرام
كيفية كتابة الخطاب
( الجزء الأول - 02 )
إن إجادة مهارة كتابة الخطابات أمرٌ لا غنى عنه
لا سيما في العمل أو المدرسة أو حتى لأغراض التواصل الشخصي؛
حيث تهدف الخطابات إلى توصيل المعلومات أو النوايا الحسنة
أو التعبير عن المودة.
✍✍✍✍✍✍
وفي السطور التالية سوف نستعرض بعض الخطوات الأساسية
التي تساعدك على معرفة كيفية كتابة الخطابات بطريقة صحيحة.
1 - حدِّد مدى رسميَّة الخطاب :
إن هذا الأمر يعتمد على طبيعة العلاقة التي تربط
بالشخص المُرسَل إليه الخطاب .
لذلك عليك أن تضع النقاط التالية في الاعتبار للوقوف
على الدرجة الرسمية المناسبة للخطاب :
* إذا كنت ترسل الخطاب إلى مسؤول حكومي أو أحد كبار الشخصيات
أو مسؤول أكاديمي أو مدير العمل المحتمل أو إلى أي شخص
تأمل في أن تعقد معه علاقة مهنية، فإن الخطاب سيكون رسميًا .
✍✍✍✍✍✍
* أما إذا كنت ترسل الخطاب إلى مدير العمل الحالي أو إلى زميل
في العمل لا تربطك به علاقة اجتماعية أو أحد الأقارب البعيدين
أو المسنين أو إلى أي شخص لا تعرفه جيدًا،
فإن الخطاب سيكون شبه رسمي
2 - قَرِّر ما إذا كنت سترسل الخطاب إلكترونيًا أم بخط اليد :
إن تحديد وسيلة الكتابة والإرسال تعتمد أيضًا
على مدى رسمية الخطاب.
* إن معظم الخطابات الرسمية يجب أن تُكتَب وتُرسَل
عن طريق البريد العادي،
والاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هو أهمية عامل الزمن
وضرورة سرعة الإرسال لاعتبارات مهنية، أو إذا كنت تعلم
أن المستلم يُفَضِّل استقبال خطاباته على البريد الإلكتروني
✍✍✍✍✍✍
* من الممكن إرسال الخطابات غير الرسمية بالبريد الإلكتروني
أو بالبريد العادي
✍✍✍✍✍✍
في حالة الخطابات شبه الرسمية يُفضَّل أن
تُجري مكالمة مع الطرف الآخر لمعرفة الوسيلة التي يفضلها.
3 - استخدم الترويسة الرسمية
أو اكتب عنوانك في الجزء العلوي من الخطاب
( في الخطابات الرسمية فقط ) :
إذا كنت تكتب خطابًا تجاريًا ولديك الترويسة الرسمية للشركة
فيمكنك أن تستخدمها.
✍✍✍✍✍✍
* أما إذا كنت ترغب في أن يبدو خطابك أكثر احترافية ،
فيُفَضَّل أن تُصَمِّم ترويسة مُنَمَّقَة باستخدام برنامج معالجة النصوص ,
أو يمكنك الاكتفاء بكتابة عنوانك بالكامل في الجزء العلوي من الخطاب
مع محاذاته جهة اليسار، مع مراعاة الترتيب المكاني في العنوان
حيث يُكتَب اسم الشارع أولاً في السطر الأول،
وفي السطر الثاني يُكتَب اسم المدينة والولاية والرمز البريدي.
4 - اكتب التاريخ كاملاً :
إذا كتبت عنوانك أولاً،
انزل بمؤشر الكتابة إلى الأسفل بمسافة مناسبة ثم اكتب التاريخ كاملاً،
أو يمكنك وضع التاريخ أولاً مع محاذاته جهة اليسار.
✍✍✍✍✍✍
احرص على كتابة التاريخ كاملاً
(19 سبتمبر/ أيلول 2014).
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت ترسل خطابًا شبه رسمي أو غير رسمي بالبريد الإلكتروني
فلا داع لكتابة التاريخ لأن الخطاب يكون مُؤرَّخًا تلقائيًا.
5 - اكتب اسم ولقب وعنوان الشخص المُرسَل إليه
( في حالة الخطابات الرسمية فقط ) :
* انزل بمؤشر الكتابة لمسافة مناسبة بعد كتابة التاريخ
✍✍✍✍✍✍
* ثم اكتب الاسم الكامل للمرسل إليه ولقبه
✍✍✍✍✍✍
* وفي السطر التالي اكتب اسم الشركة أو المؤسسة
( إن وجد )
✍✍✍✍✍✍
* بعد ذلك اكتب عنوان الشارع في السطر الثالث
✍✍✍✍✍✍
* وفي السطر الرابع والأخير اكتب اسم المدينة
والولاية والرمز البريدي
✍✍✍✍✍✍
لا يوجد داع لذلك في حالة إرسال الخطاب عبر البريد الإلكتروني
لا يوجد داع أيضًا لذلك في حالة الخطابات غير/ شبه الرسمية
المكتوبة بخط اليد والمرسلة بالبريد العادي؛
لأن كتابة الاسم والعنوان على المظروف الخارجي سيفي بالغرض
إذا كان خطابك بمثابة استفسار عن أمر ما، ولا تعرف إسم المرسَل إليه،
من الممكن الاكتفاء باسم الشركة أو المؤسسة وعنوانها.
6- ابدأ بالتحية :
غالبًا ما تُصَاغ عبارة التحية وفقًا لطبيعة العلاقة
التي تربطك بالمرسَل إليه بالإضافة إلى مدى رسمية الخطاب،
وفيما يلي بعض الأمثلة :
بالنسبة للخطابات الرسمية المرسلة للشخصيات الاعتبارية
يمكنك البدء بعبارة "إلى مَن يهمه الأمر"
ثم نقطتان (:)
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت ترسل الخطاب إلى شخصية اعتبارية
ولكنك تعلم ما إذا كانت رجلاً أم سيدة، فلديك مجموعة من الخيارات
مثل "السادة المحترمون" أو "السيدات الفضليات"
أو "السيدات والسادة الأفاضل".
ولكن عليك أن تتحرَّى الدقة في اختيار هذه العبارات
تجنبًا لأي سوء تفاهم.
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا وأنت على علم بالشخص المُرسَل إليه،
فإن أفضل عبارة للتحية هي "السيد المحترم"
أو يمكنك يمكنك كتابة اسم الشخص مباشرة مسبوقًا بلقب الإحترام
وملحوقًا بفاصلة مثل (السيدة شذى، .. ).
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت تكتب خطابًا شبه رسمي يمكنك أن تستخدم
"عزيزي" أو "مرحبًا" بصفتها عبارة التحية.
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت تكتب خطابًا غير رسمي يمكنك استخدام
"عزيزي" أو "مرحبًا"
بالإضافة إلى التحيات الودودة وغير المتكلفة مثل
"أهلاً" أو "كيف حالك".
7 - اكتب اسم المرسَل إليه بعد التحية :
كتب اسم المرسَل إليه بعد التحية
إذا كان الخطاب رسميًا، استخدم الألقاب الرسمية
مثل أستاذ أو أستاذة أو دكتور أو أي لقب حكومي أو عسكري
ثم اسم العائلة
✍✍✍✍✍✍
إذا كان الخطاب شبه رسمي يمكنك أن تُقَدِّر بحدسك
ما إذا كان من الممكن استخدام الاسم الأول أم لا
والاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هم الأقارب المسنين
من أفراد العائلة حيث يجب مخاطبتهم بلقب مثل العمة
أو الجد ثم الاسم الأول
✍✍✍✍✍✍
بالنسبة للخطابات غير الرسمية ،
يمكنك أن تخاطب الطرف الآخر باسمه الأول ،
إلا أن الاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هو مخاطبة أفراد العائلة الكبار
حيث يجب مخاطبتهم بلقب عمتى أو جدي ثم الاسم الأول
8 - افتتاحية الخطاب :
انزل بمؤشر الكتابة لمسافة مناسبة بعد التحية
أو انتقل إلى السطر التالي من الورقة في حالة الكتابة اليدوية.
* إذا كنت تكتب خطابًا شخصيًا
ابدأ بالاطمئنان عن حالة وصحة المرسل إليه
✍✍✍✍✍✍
* وإذا كان الخطاب رسميًا فمن الممكن أن تكتب
"اتمنى أن تكون بخير"
✍✍✍✍✍✍
* وإذا كان غير رسمي يمكن كتابة " كيف حالك ؟ ".
✍✍✍✍✍✍
* إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا أو تجاريًا
فيمكنك الانتقال إلى الموضوع مباشرة؛ لأن الوقت من ذهب،
وبالطبع أنت لا ترغب في تبديد وقت المرسَل إليه.
9 - اسأل نفسك ما هو الغرض من الخطاب :
إن الغرض الأساسي من أي خطاب هو التواصل مع الطرف الآخر،
لذلك عندما تكتب خطابًا عليك أن تسأل نفسك أولاً :
ما هي المعلومات التي أريد أن أبلغها للطرف الآخر ؟
هل ترغب في تناول موضوع الأسعار الجديدة لمنتجاتك ؟
هل تريد التعبير عن مدى افتقادك للطرف الآخر؟
أو إرسال خطاب شُكر على هدية عيد الميلاد
التي تلقيتها من المرسل إليه ؟
أيًا كان الأمر، فيجب أن يكون الغرض الرئيسي معروفًا لك
للتركيز عليه عند صياغة الخطاب.
✍✍✍✍✍✍
عليك أيضًا أن تعرف ما لا ينبغي كتابته في الخطاب،
لذلك يُفَضَّل أن تكتب الخطاب وأنت في حالة مزاجية متزنة
بعيدًا عن الغضب أو أي انفعال قد يؤثر على مضمون الخطاب.
✍✍✍✍✍✍
أما إذا كتبت بالفعل خطابًا يشوبه بعض الانفعالات
فيُفَضَّل عدم إرساله حتى تقرأه مرة أخرى
وترى أي التعديلات التي يمكن إدخالها.
إلي اللقاء مع الجزء الثاني إن شاء الله
كيفية كتابة الخطاب
( الجزء الأول - 02 )
إن إجادة مهارة كتابة الخطابات أمرٌ لا غنى عنه
لا سيما في العمل أو المدرسة أو حتى لأغراض التواصل الشخصي؛
حيث تهدف الخطابات إلى توصيل المعلومات أو النوايا الحسنة
أو التعبير عن المودة.
✍✍✍✍✍✍
وفي السطور التالية سوف نستعرض بعض الخطوات الأساسية
التي تساعدك على معرفة كيفية كتابة الخطابات بطريقة صحيحة.
1 - حدِّد مدى رسميَّة الخطاب :
إن هذا الأمر يعتمد على طبيعة العلاقة التي تربط
بالشخص المُرسَل إليه الخطاب .
لذلك عليك أن تضع النقاط التالية في الاعتبار للوقوف
على الدرجة الرسمية المناسبة للخطاب :
* إذا كنت ترسل الخطاب إلى مسؤول حكومي أو أحد كبار الشخصيات
أو مسؤول أكاديمي أو مدير العمل المحتمل أو إلى أي شخص
تأمل في أن تعقد معه علاقة مهنية، فإن الخطاب سيكون رسميًا .
✍✍✍✍✍✍
* أما إذا كنت ترسل الخطاب إلى مدير العمل الحالي أو إلى زميل
في العمل لا تربطك به علاقة اجتماعية أو أحد الأقارب البعيدين
أو المسنين أو إلى أي شخص لا تعرفه جيدًا،
فإن الخطاب سيكون شبه رسمي
2 - قَرِّر ما إذا كنت سترسل الخطاب إلكترونيًا أم بخط اليد :
إن تحديد وسيلة الكتابة والإرسال تعتمد أيضًا
على مدى رسمية الخطاب.
* إن معظم الخطابات الرسمية يجب أن تُكتَب وتُرسَل
عن طريق البريد العادي،
والاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هو أهمية عامل الزمن
وضرورة سرعة الإرسال لاعتبارات مهنية، أو إذا كنت تعلم
أن المستلم يُفَضِّل استقبال خطاباته على البريد الإلكتروني
✍✍✍✍✍✍
* من الممكن إرسال الخطابات غير الرسمية بالبريد الإلكتروني
أو بالبريد العادي
✍✍✍✍✍✍
في حالة الخطابات شبه الرسمية يُفضَّل أن
تُجري مكالمة مع الطرف الآخر لمعرفة الوسيلة التي يفضلها.
3 - استخدم الترويسة الرسمية
أو اكتب عنوانك في الجزء العلوي من الخطاب
( في الخطابات الرسمية فقط ) :
إذا كنت تكتب خطابًا تجاريًا ولديك الترويسة الرسمية للشركة
فيمكنك أن تستخدمها.
✍✍✍✍✍✍
* أما إذا كنت ترغب في أن يبدو خطابك أكثر احترافية ،
فيُفَضَّل أن تُصَمِّم ترويسة مُنَمَّقَة باستخدام برنامج معالجة النصوص ,
أو يمكنك الاكتفاء بكتابة عنوانك بالكامل في الجزء العلوي من الخطاب
مع محاذاته جهة اليسار، مع مراعاة الترتيب المكاني في العنوان
حيث يُكتَب اسم الشارع أولاً في السطر الأول،
وفي السطر الثاني يُكتَب اسم المدينة والولاية والرمز البريدي.
4 - اكتب التاريخ كاملاً :
إذا كتبت عنوانك أولاً،
انزل بمؤشر الكتابة إلى الأسفل بمسافة مناسبة ثم اكتب التاريخ كاملاً،
أو يمكنك وضع التاريخ أولاً مع محاذاته جهة اليسار.
✍✍✍✍✍✍
احرص على كتابة التاريخ كاملاً
(19 سبتمبر/ أيلول 2014).
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت ترسل خطابًا شبه رسمي أو غير رسمي بالبريد الإلكتروني
فلا داع لكتابة التاريخ لأن الخطاب يكون مُؤرَّخًا تلقائيًا.
5 - اكتب اسم ولقب وعنوان الشخص المُرسَل إليه
( في حالة الخطابات الرسمية فقط ) :
* انزل بمؤشر الكتابة لمسافة مناسبة بعد كتابة التاريخ
✍✍✍✍✍✍
* ثم اكتب الاسم الكامل للمرسل إليه ولقبه
✍✍✍✍✍✍
* وفي السطر التالي اكتب اسم الشركة أو المؤسسة
( إن وجد )
✍✍✍✍✍✍
* بعد ذلك اكتب عنوان الشارع في السطر الثالث
✍✍✍✍✍✍
* وفي السطر الرابع والأخير اكتب اسم المدينة
والولاية والرمز البريدي
✍✍✍✍✍✍
لا يوجد داع لذلك في حالة إرسال الخطاب عبر البريد الإلكتروني
لا يوجد داع أيضًا لذلك في حالة الخطابات غير/ شبه الرسمية
المكتوبة بخط اليد والمرسلة بالبريد العادي؛
لأن كتابة الاسم والعنوان على المظروف الخارجي سيفي بالغرض
إذا كان خطابك بمثابة استفسار عن أمر ما، ولا تعرف إسم المرسَل إليه،
من الممكن الاكتفاء باسم الشركة أو المؤسسة وعنوانها.
6- ابدأ بالتحية :
غالبًا ما تُصَاغ عبارة التحية وفقًا لطبيعة العلاقة
التي تربطك بالمرسَل إليه بالإضافة إلى مدى رسمية الخطاب،
وفيما يلي بعض الأمثلة :
بالنسبة للخطابات الرسمية المرسلة للشخصيات الاعتبارية
يمكنك البدء بعبارة "إلى مَن يهمه الأمر"
ثم نقطتان (:)
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت ترسل الخطاب إلى شخصية اعتبارية
ولكنك تعلم ما إذا كانت رجلاً أم سيدة، فلديك مجموعة من الخيارات
مثل "السادة المحترمون" أو "السيدات الفضليات"
أو "السيدات والسادة الأفاضل".
ولكن عليك أن تتحرَّى الدقة في اختيار هذه العبارات
تجنبًا لأي سوء تفاهم.
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا وأنت على علم بالشخص المُرسَل إليه،
فإن أفضل عبارة للتحية هي "السيد المحترم"
أو يمكنك يمكنك كتابة اسم الشخص مباشرة مسبوقًا بلقب الإحترام
وملحوقًا بفاصلة مثل (السيدة شذى، .. ).
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت تكتب خطابًا شبه رسمي يمكنك أن تستخدم
"عزيزي" أو "مرحبًا" بصفتها عبارة التحية.
✍✍✍✍✍✍
إذا كنت تكتب خطابًا غير رسمي يمكنك استخدام
"عزيزي" أو "مرحبًا"
بالإضافة إلى التحيات الودودة وغير المتكلفة مثل
"أهلاً" أو "كيف حالك".
7 - اكتب اسم المرسَل إليه بعد التحية :
كتب اسم المرسَل إليه بعد التحية
إذا كان الخطاب رسميًا، استخدم الألقاب الرسمية
مثل أستاذ أو أستاذة أو دكتور أو أي لقب حكومي أو عسكري
ثم اسم العائلة
✍✍✍✍✍✍
إذا كان الخطاب شبه رسمي يمكنك أن تُقَدِّر بحدسك
ما إذا كان من الممكن استخدام الاسم الأول أم لا
والاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هم الأقارب المسنين
من أفراد العائلة حيث يجب مخاطبتهم بلقب مثل العمة
أو الجد ثم الاسم الأول
✍✍✍✍✍✍
بالنسبة للخطابات غير الرسمية ،
يمكنك أن تخاطب الطرف الآخر باسمه الأول ،
إلا أن الاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هو مخاطبة أفراد العائلة الكبار
حيث يجب مخاطبتهم بلقب عمتى أو جدي ثم الاسم الأول
8 - افتتاحية الخطاب :
انزل بمؤشر الكتابة لمسافة مناسبة بعد التحية
أو انتقل إلى السطر التالي من الورقة في حالة الكتابة اليدوية.
* إذا كنت تكتب خطابًا شخصيًا
ابدأ بالاطمئنان عن حالة وصحة المرسل إليه
✍✍✍✍✍✍
* وإذا كان الخطاب رسميًا فمن الممكن أن تكتب
"اتمنى أن تكون بخير"
✍✍✍✍✍✍
* وإذا كان غير رسمي يمكن كتابة " كيف حالك ؟ ".
✍✍✍✍✍✍
* إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا أو تجاريًا
فيمكنك الانتقال إلى الموضوع مباشرة؛ لأن الوقت من ذهب،
وبالطبع أنت لا ترغب في تبديد وقت المرسَل إليه.
9 - اسأل نفسك ما هو الغرض من الخطاب :
إن الغرض الأساسي من أي خطاب هو التواصل مع الطرف الآخر،
لذلك عندما تكتب خطابًا عليك أن تسأل نفسك أولاً :
ما هي المعلومات التي أريد أن أبلغها للطرف الآخر ؟
هل ترغب في تناول موضوع الأسعار الجديدة لمنتجاتك ؟
هل تريد التعبير عن مدى افتقادك للطرف الآخر؟
أو إرسال خطاب شُكر على هدية عيد الميلاد
التي تلقيتها من المرسل إليه ؟
أيًا كان الأمر، فيجب أن يكون الغرض الرئيسي معروفًا لك
للتركيز عليه عند صياغة الخطاب.
✍✍✍✍✍✍
عليك أيضًا أن تعرف ما لا ينبغي كتابته في الخطاب،
لذلك يُفَضَّل أن تكتب الخطاب وأنت في حالة مزاجية متزنة
بعيدًا عن الغضب أو أي انفعال قد يؤثر على مضمون الخطاب.
✍✍✍✍✍✍
أما إذا كتبت بالفعل خطابًا يشوبه بعض الانفعالات
فيُفَضَّل عدم إرساله حتى تقرأه مرة أخرى
وترى أي التعديلات التي يمكن إدخالها.
إلي اللقاء مع الجزء الثاني إن شاء الله