كيفية كتابة الخطاب ( الجزء الثاني - 02 )

[حور العين]

من:الأخت / غـــرام الغـــرام
كيفية كتابة الخطاب
( الجزء الثاني - 02 )

إن إجادة مهارة كتابة الخطابات أمرٌ لا غنى عنه
لا سيما في العمل أو المدرسة أو حتى لأغراض التواصل الشخصي؛
حيث تهدف الخطابات إلى توصيل المعلومات أو النوايا الحسنة
أو التعبير عن المودة.

✍✍✍✍✍✍

وفي السطور التالية سوف نستعرض بعض الخطوات الأساسية
التي تساعدك على معرفة كيفية كتابة الخطابات بطريقة صحيحة.

10 - اكتب الخطاب.

حاول أن تكتب فقرات الخطاب بطريقة منمقة
مع مراعاة الاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم
وتجنُّب الأخطاء الإملائية والنحوية.

11 - احرص على التدقيق اللغوي للخطاب

قبل أن ترسل الخطاب احرص على قراءته عدة مرات
لتتأكد من أنه يشتمل على كل المعلومات التي تريد إبلاغها
للطرف الآخر

✍✍✍✍✍✍

بالإضافة إلى التحقق من خلو الخطاب من أي أخطاء لغوية،
لذلك يُفَضَّل استخدام تقنية التدقيق اللغوي الملحقة ببرنامج
معالجة النصوص أو دع زميلاً يقرأه لاكتشاف أي أخطاء
وإبداء الرأي بشكل عام .

12 - استخدم خاتمة رقيقة :

احرص على أن تختم خطابك بجملة رقيقة
تحمل الكثير من المودة والتقدير للطرف الآخر،
ويُفضَّل أن تُكتَب في الطرف السفلي الأيسر من الخطاب.

✍✍✍✍✍✍

* في الخطابات الرسمية يجب الالتزام بعبارة
"تفضلوا بقبول فائق الاحترام" أو "خالص التحيات".

✍✍✍✍✍✍

* في الخطابات شبه الرسمية
من الممكن اختصار بعض العبارات المذكورة بالأعلى
مثل "مع خالص التقدير" أو "مع أطيب التحيات".

✍✍✍✍✍✍

* في الخطابات غير الرسمية يجب أن تعكس الخاتمة
مدى قربك وعلاقتك بالطرف الآخر فإذا كنت تكتب لزوجتك
أو صديق عزيز أو أحد الأقارب فمن الممكن استخدام
"مع خالص حبي".

✍✍✍✍✍✍

* يمكنك استخدام بعض الديبجات التقليدية
في خاتمة الخطابات الرسمية
(أو إذا كنت تكتب خطابًا لصديق مقرب سوف يقدر مجهودك).

لذلك حاول أن تكون الخاتمة مناسبة لطبيعة العلاقة
التي تربطك بالطرف الآخر.

على سبيل المثال، من الممكن أن تحتوي الفقرة الأخيرة من الخطاب
على "سأظل دومًا .."
ثم انزل بالمؤشر واكتب "مع خالص تحياتي".

✍✍✍✍✍✍

وبذلك يعتبر السطر الأخير من الخطاب والخاتمة جملة واحدة .
يمكنك أن تجد بعض الطرق الإبداعية في وضع خاتمتك
ولكن احرص على تبلغ تقديرك واحترامك للمتلقي .

13 - وَقَّع الخطاب بإسمك :

إن الطريقة التي ستُوَقِّع بها الخطاب تعتمد على طبيعة مضمون الخطاب.

* بالنسبة للخطابات الرسمية التي تُكتَب إلكترونيًا،
حاول أن تترك 4 مسافات بين الخاتمة واسمك بالكامل
ثم وَقَّع باسمك باللون الأزرق أو الأسود
في هذه المسافة لواقعة بين الخاتمة والإسم.

✍✍✍✍✍✍

* إذا كنت ترسل خطابًا رسميًا إلكترونيًا اكتب اسمك بالكامل بعد الخاتمة.
من الممكن أن تسبق اسمك بلقب رسمي في حالة الخطابات الرسمية.
على سبيل المثال فإن السيدة المتزوجة من الممكن أن توقع
"السيدة شذى" إذا كانت تريد أن تُعرَف بهذا الإسم.

✍✍✍✍✍✍

* عند كتابة الخطابات شبه الرسمية يمكنك أن تختار
ما إذا كنت ترغب في استخدام اسمك الأول أو اسمك بالكامل،
كما يمكنك كتابة وتوقيع اسمك بالطريقة الرسمية وفقًا لإرادتك.

✍✍✍✍✍✍

* بالنسبة للخطابات غير الرسمية لا يوجد داع لكتابة اسمك بالكامل
في نهاية الخطاب

✍✍✍✍✍✍

* ويمكنك الاكتفاء فقط باسمك الأول في حالة البريد الإلكتروني
أو التوقيع باسمك الأول في نهاية الخطاب المكتوب بخط اليد.

14 - إذا كنت ترغب في إضافة أي معلومة
يمكنك الاعتماد على نظام الحاشية :


إذا كنت ترغب في إضافة أي معلومة
يمكنك الاعتماد على نظام الحاشية وهذا يعني كتابة بعض الملاحظات
الإضافية في الهامش السفلي من الخطاب.

✍✍✍✍✍✍

إذا أردت إضافة الكثير من المعلومات من الممكن أن تستخدم حاشية أكبر.
استخدمها فقط إذا احتجت المزيد من المساحة.

15 - اطوي الخطاب
(اختياري) :

إذا كنت سترسل الخطاب عبر البريد العادي
من الأفضل أن تطوي الخطاب في ثلاث طبقات
مع جعل الجزء السفلي من الورقة متجهًا إلى الأعلى
بحيث يكون الثلثان الآخران مطويين على نحو مناسب ,
ثم اطو الجزء العلوي إلى الأسفل
بحيث يتصل بالجزء السفلي من الورقة.

✍✍✍✍✍✍

إن طي الخطاب بهذه الطريقة يضمن له بأنه سيناسب
معظم أنواع وأحجام المظاريف .

16 - اكتب العنوان على المظروف الخارجي
(اختياري) :

اكتب عنوان المرسل إليه في منتصف المظروف تمامًا
على النحو التالي :

السيد جون سميث
123 ش أ. ب. ج.
مدينة نيويورك NY99999

17 - اكتب عنوانك / عنوان المرسِل
(اختياري) :

إذا لم يستطع مكتب البريد إرسال خطابك لأي سبب من الأسباب
فإنه سيعيده لك على عنوانك الذي كتبته دون أي رسوم إضافية ,
لذلك احرص على كتابته على غرار عنوان المرسل إليه
( أي بنفس الترتيب المكاني ) ،
والتعديل الوحيد الذي يمكنك إدخاله هو وضع اسم العائلة
بدلاً من اسمك بالكامل .

أفكار مفيدة

1 - حاول أن تتجنب حشو الخطاب بالمعلومات غير الضرورية
خاصةً إذا كنت تكتب خطابًا تجاريًا

✍✍✍✍✍✍

2 - كُن مهذبًا ولبقًا عندما تكتب خطاب شكوى
حيث يساعد ذلك في تلقيك استجابة إيجابية

✍✍✍✍✍✍

3- إذا كنت تطبع خطابًا رسميًا
استخدم الأورق الأكثر سُمكًا من الورق المستخدم في النسخ

✍✍✍✍✍✍

4 - إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا سواء كان رسميًا أو غير رسمي
فيجب أن تراعي أن يكون اسم بريدك الإلكتروني رزينًا وحقيقيًا؛
لأن ذلك قد يؤثر على مدى جدية التعامل مع محتوى الخطاب فمثلاً :
"jane.smith." يبدو أفضل من ◀◀◀ "sweetstar189".

✍✍✍✍✍✍

5 - استخدم اللون الأزرق أو الأسود عند كتابة الخطابات

✍✍✍✍✍✍

6 - ضع نقطة "واحدة" فقط في كل فقرة

✍✍✍✍✍✍

7 - يمكنك أن تستخدم الخطابات للتعبير عن الامتنان
أو التعاطف أو الحب أو الدعابة أو الاهتمام أو معظم العواطف
والانفعالات الأخرى

✍✍✍✍✍✍

8 - حاول أن تركز
على المواضيع التي تقع داخل دائرة اهتمامات المرسل إليه

✍✍✍✍✍✍

9 - قم بإضافة فاصلة (،) دائمًا بعد "عزيزي"
✍✍✍✍✍✍

10 - عَبِّر عما تريد قوله بوضوح وبدون أي غموض

✍✍✍✍✍✍

11 - اكتب العنوان بدقة في حالة إرسال الخطاب خارج البلاد

تحذيرات

إن وضع أي رسومات على المظروف الخارجي
قد يعيق عملية الإرسال

✍✍✍✍✍✍

ولكن إذا أردت أن تُزَيِّن مظروفك أو تضيف له بعض الملصقات
فيمكنك القيام بذلك على الجانب الخلفي له.

تم بحمد الله تعالي